Tendencias y mercado de gestión documental

Con un mercado global estimado en 66.270 millones de dólares para 20211, los sistemas de gestión documental prosperan con la explosión de datos y necesidades de competividad de las empresas.

“En forma general podemos tomar la gestión documental como el proceso de aplicar reglas y políticas que gobiernan como los documentos son creados, almacenados y desechados en los procesos de negocios. Desde un punto de vista sistémico se describe como un sistema usado para almacenar, administrar y rastrear documentos electrónicos e imágenes digitales provenientes de documentos en papel y que fueron capturadas y digitalizadas mediante sistemas de escaneo”2.

También conocida en inglés como Document Managment Systems o Enterprise Content Management, (ECM), la gestión documental es una disciplina que combina sistemas especializados de computadoras con equipos de hardware para permitir a las empresas administrar todos los registros en forma digital y centralizada.

Con antecedentes en la década de los ochentas los sistemas de gestión documental evolucionaron de ser administrados en un servidor, instalado en la compañía, para pasar a una red corporativa y posteriormente a la nube (Cloud content managment).

La nube además de la reducción de costos de mantenimiento y elasticidad para aumentar su capacidad ha permitido mejoras en la confiabilidad de sus datos, incluso en casos de desastres, además de ofrecer una mayor disponibilidad en distintas plataformas.

El crecimiento de esta tendencia ha sido tal que se estima que para 2018 la mitad de las empresas estadounidenses cuenten con sistemas híbridos para el manejo de documentos (mitad nube/mitad almacenadas on-premise).

Todos estos esfuerzos para el desarrollo de nuevas herramientas de gestión documental están fundamentadas en las inmensas ventajas de esta iniciativa ya que se estima que los empleados pierden un 10% de su tiempo buscando por documentos e investigación3.

Con grandes jugadores como IBM y Dell EMC, entre otros, hemos visto últimamente algunos cambios en el mercado de Enterprise Content Managment. Por ejemplo, en los últimos dos años lo más notable ha sido el descenso de pesos pesados como Oracle, Lexmark y Microsoft, que pasaron de ocupar la posición de líderes del cuadrante mágico(en 2015) a retadores (en 2016).

Situaciones como esta han motivado el anuncio de nuevas estrategias como el reciente anuncio de la Oracle Content and Experience Cloud4, una plataforma con foco en la colaboración para generación de contenido ofreciendo un experiencia omnicanal consistente.

Pero no sólo el caso de Oracle, se estima que al menos la mitad de los grande proveedores de soluciones ECM modifiquen su arquitectura de productos para ofrecer modelos basados en la nube y donde la colaboración automática de documentos sea un estándar.

Otro factor de especial crecimiento este año será la omnicanalidad y es que se ha encontrado que el 91% de los clientes quieren volver a acceder a sus documentos exactamente en donde los dejaron, sin importar en qué canal accedan a dicha información5. Para ser más exactos, se proyecta que al menos un 60% de los empleados de las empresas accedan al contenido desde aplicaciones móviles6.

Pero este crecimiento no estará ausente de retos, particularmente en regiones lejanas donde la disponibilidad de la banda ancha no sea la mejor además de los problemas legislativos regionales sobre el uso y compartición de la información.

Otra tendencia creciente en la creación de contenido empresarial tiene que ver con su integración con las redes sociales no sólo corporativas si no públicas que en el caso de plataformas como Twitter o Facebook han llegado incluso a remplazar otros canales de comunicación con los clientes.

El modelo de uso de las redes sociales también se ha llevado al ámbito corporativo para facilitar el uso de software empresarial, por parte de los empleados, permitiéndoles compartir organizar, compartir y editar archivos en una forma transparente. Después de todo se calcula que la cantidad de usuarios de redes sociales, tanto corporativas como públicas pasaron de 3.100 millones en 2012 a más 2.300 en 20167.

Otra tendencia global que afectará de gran manera la cantidad de información procesada por las empresas será el internet de las cosas (IoT), una iniciativa que moverá más de 262 mil millones de dólares para 20208 y que para finales de 2017 conectará a más 8.400 millones de dispositivos9, equipos que estarán generando más información de forma constante alimentado lo que se ha conocido como la Big Data.

Una tendencia que también irá de la mano con la movilidad es la cantidad de información recogida fuera de los muros de los empresas desde diversos dispositivos incluyendo tablets, computadoras portátiles y laptops, desplazando en algunos casos procesos manuales y simplificando la recopilación de la información en forma centralizada y evitando la duplicación de la información.

Al respecto se habla incluso de una subcategoría conocida como Mobile content management (MCM) donde se destacan empresas como Box, Google, Dropbox, Airwatch, Accellion, Huddle e IBM.

Las plataformas de recopilación de contenido móvil tienen además ventajas inscritas en su propia naturaleza como los sistemas de georeferenciación incluidos en la mayoría de dispositivos móviles permitiendo generar información más precisa a los sistemas de analítica.

Pero no sólo las grandes empresas multinacionales invierten tiempo y recursos en las soluciones de gestión documental. En la región recientemente dos iniciativas locales han lanzado nuevos productos al respecto. El primero de ellos en Costa Rica, se trata de Docuware desarrollado por la empresa IS y el segundo en Bolivia donde un equipo de técnicos del Servicio Nacional de Información Minero Metalúrgica crearon Scrinia, un software de gestión documental integrada, entre muchos otros casos.

De igual forma se han presentado en la región un gran número de casos de éxito en gestión documental en todos los nichos de mercado que van desde empresas del sector de manufactura hasta agencias de vigilancia, seguros, alimentos, etc.

Como una muestra está el caso la colombiana Casaluker, una de las más grandes e importantes compañías productoras de café y cacao en Colombia que buscaba integrar sus procesos de documentación (compras y facturación) con SAP.

Pero la gestión documental no sólo se usa para aumentar la eficiencia operativa ¿, también para cumplir con requisitos legales que permitan abrir su portafolio de clientes como en el caso de la empresa de seguridad y transporte de valores, Brinks Colombia, que sufrió un cambio de la cultura organizacional relacionada con el manejo de la información, la reducción de los costos de almacenamiento de archivos y el cumplimiento de los requisitos legales y técnicos que aplican a los documentos y registros de la Organización.

Otro caso común es la implementación como parte de los procesos de certificación de procesos de calidad (ISO) como en el caso de la empresa mexicana Casa Gravioto, uno de las cadenas de ferretería más importantes del mercado azteca, que buscaba alcanzar su ISO 9001. Un caso similar al que enfrentó la empresa argentina Biodiagnóstico, una organización que se dedica a la comercialización de reactivos e instrumental para laboratorio de análisis clínicos.

Pero estos son sólo ejemplos de una tendencia creciente que seguirá prosperando de la mano de los procesos de transformación digital de las empresas y de la generación constante de información por parte de la población ya que se estima que 2020 cada ser humano generará cada segundo 1.7 megabytes de nuevos datos. El reto de las empresas ya no sólo no será como aprovechar los datos si no cómo no dejarse inundar por ellos y recopilar sólo la información relevante para la mejor toma de decisiones.

INFORMACIÓN TOPCOMM